仁德基金会财务管理规定细则(差旅费)

仁德基金会财务管理规定细则

 

目的:为了进一步“规范”我们的财务行为,“强化”我们公募机构的公益性,“统一 ”我们的报销制度, 现补充细则如下:

一. 餐费报销应写明招待对象,就餐人数。

1. 培训工作餐,出差餐费补贴(中午,晚上两顿),参加活动的误餐补贴,报销标准在35元以内(包括35元)。

2. 招待合作伙伴,授课专家,报销标准在80元/人以内(包括80元)。有超出标准的需要秘书长特批。

3. 正式宴请:来访接待应本着热情周到、节俭适度的原则。各部正式宴请对象原则上是国外捐助机构的代表和国内主要合作伙伴的负责人,每次来访一般安排一次宴请。正式宴请需经秘书长办公会议成员或各主管批准后方可进行,宴请标准原则上不超过100/人。

 

二. 车费的报销应写明打车的起始地和目的地。

1. 20:30以后的集体活动或集体加班可以报销打车费,凭真实的打车票报销,替票不予报销。

2. 工作时间外出办事需要打车的,在外勤单上列明打车原因及来回区间。

 

三.出差住宿报销及出差补贴

      住宿费:每人每天不超过260元标准(在北京、广州和深圳三市出差,每人每天住宿费不超过360元标准,在其他直辖市和省会城市住宿费不超过300元)。若两位同性员工一起出差,则应同住一个标准间每天报销标准同上。若超出标准,则超标部分不予报销。

     出差补贴:出差补贴,是补贴出差人员外地出差的饭贴和通讯费。每人每天100元,报了餐费就不申请出差补贴了。

借款的流程及规定

(一)、员工因公(出差或其他工作)需要借款,应先填写借款、借支票借据,由其上一级领导及行政主管审核签字;然后交会计审核签字后,方可办理借款或开具支票手续。

(二)、在出差回来或用款结束后应及时与财务人员结帐,前款不清,后款不借。现金在5000元以上的借款,需提前二个工作日向出纳通报以便准备款项。

 

报销流程及相关规定:

(一)、报销发票时,须填写“费用报销单”,报销凭证后所附的有关发票要按说明整齐地粘贴在“发票粘贴纸”上,并在封面上写清楚所附票大小写金额,所附票据与封面内容必须一致。

(二)、票据须根据报销内容和由其上一级领导审批,然后,秘书长审核签字,交出纳报销。

(三)、各部门员工报销,必须携带报帐所需的全部凭证,包括:需要报销的有关发票、收据;大型物资采购的需有“申购单”;符合固定资产标准的还须有固定资产入库单等。

(四)、各种凭证、单据一律要求用钢笔、蓝黑或碳素墨水填写,做到内容完整、字迹清晰、工整,不得涂改,人民币大小写要清楚、完整、正确、相符,小写必须写到分位,没有的用0补齐。

(五)、对于发票、收据手续不完备、内容不完整、不合法、有涂改现象,人民币大小写不正确、不相符,不按规定粘贴、不按规定填写报帐凭证的,财务人员有权拒绝给予报帐。

二、相关规定:

行政费用报销的规定

行政费用开支应按行政经费预算执行,行政费用报销时有关单据先由行政主管审批签字,然后由会计,秘书长审核签字,交财务报销。

四.  报销的时效性:采用N-1的时效机制。也就是说,只能报销当月的发票和上一个月的发票。

 

五. 关于掉票的情况:万不得已发生遗失票据,需要补上情况说明,同事证明,领导审批,并找同等性质的发票代替。能报销发票金额的80%。每年只有一次机会。